RFP für Banknotendruck und Münzprägung: Der vollständige Leitfaden für Zentralbanken

Ein RFP für Sicherheitsdruck sollte im Kern vier Bausteine enthalten: einen Projektüberblick mit Hintergrund und Zielen, detaillierte technische Anforderungen, klare Geschäftsbedingungen und nachvollziehbare Auswahlkriterien. Der Projektüberblick gibt den Lieferanten den nötigen Kontext – etwa eine anstehende Währungsreform, einen regulären Erneuerungszyklus oder die geplante Produktionsmenge. Die technischen Anforderungen legen Substrate, Drucktechniken, Sicherheitsmerkmale und Toleranzen fest, während die Geschäftsbedingungen Liefermengen, Zeitplan, Zahlungsbedingungen und IP-Rechte regeln. Bei den Auswahlkriterien lohnt es sich, die Gewichtung für technische Exzellenz, Preis-Leistungs-Verhältnis, Liefersicherheit und Compliance offen und nachvollziehbar zu machen, statt sie erst nach Angebotseingang festzulegen.

Zentralbanken sollten zusätzlich verbindliche Vorgaben zu Sicherheitsanforderungen, Rückverfolgbarkeit, Datenschutz und – zunehmend erwartet – nachhaltiger Produktion einbauen. Ein gut strukturiertes RFP reduziert Missverständnisse, verkürzt die Verhandlungsdauer und liefert am Ende tatsächlich vergleichbare Angebote statt einer Sammlung unterschiedlich interpretierter Anfragen.

Die technische Spezifikation bildet das Herzstück jedes RFP. Bei Banknoten gehören dazu Papierart und Grammatur, Farben und Farbräume, das gewählte Druckverfahren – etwa Stahlstich-Tiefdruck, Offset oder Mehrfarbendruck –, Sicherheitsmerkmale wie Hologramme, Sicherheitsfaden, Wasserzeichen oder Metallisierungen sowie Schnittkanten und Formattoleranzen, häufig im Bereich von etwa ±0,5 mm. Bei der Münzprägung sind vor allem Durchmesser- und Dickentoleranzen kritisch, dazu die Legierungsanforderungen – etwa Kupfer-Nickel oder Messing –, die Reliefetiefe, das Gewicht mit Toleranzen von meist ±0,1 bis ±0,5 Gramm je nach Nominale, die Oberflächenausführung (poliert, matt oder Proof-Qualität), die Kantengestaltung sowie zulässige Verschleissgrenzen der Prägestempel.

Ein gutes RFP definiert zudem klare Fehlergrenzen – etwa eine maximale Ausschussquote von einem Prozent oder eine Farbabweichung von höchstens wenigen Prozent gemessen im Pantone-Standard. Sinnvoll ist auch die Bereitstellung eines Referenzmusters (eines sogenannten Golden Sample), an dem sich Bieter orientieren können, sowie eine klare Regelung, ob Einrichtungskosten für Stempel und Druckformen vom Lieferanten oder vom Auftraggeber getragen werden.

Eignungskriterien trennen von vornherein qualifizierte von ungeeigneten Bietern. Sinnvolle Pflichtanforderungen sind langjährige, nachweisbare Erfahrung in Banknotendruck oder Münzprägung, anerkannte Zertifizierungen wie ISO 9001 sowie branchenspezifische Sicherheitszertifikate, Compliance mit einschlägigen internationalen Finanzstandards, das Fehlen von Sanktionen oder Blacklistings sowie eine eigene, belastbare Produktionskapazität – oder zumindest glaubwürdige, geprüfte Subunternehmer.

Die Bewertungsmatrix sollte transparent gewichten, etwa technische Exzellenz mit rund 35 Prozent, das Preis-Leistungs-Verhältnis mit etwa 25 Prozent, Liefersicherheit und -geschwindigkeit mit rund 20 Prozent sowie Nachhaltigkeit und Compliance mit den verbleibenden Anteilen. Für jedes Kriterium lohnt es sich, Unterpunkte zu definieren – unter "technische Exzellenz" etwa Referenzen, Labortestberichte und eine erfolgreich abgeschlossene Musterfertigung. Das verhindert subjektive Entscheidungen und macht die Vergabe im Nachhinein nachvollziehbar.

Sicherheitsdruck-Projekte unterliegen naturgemäss strengen Vertraulichkeitsanforderungen. Das RFP sollte deshalb regeln: eine Pflicht zur Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung vor Zugang zu Spezifikationen, eine klare Einstufung von Informationen als öffentlich, vertraulich oder geheim, die Einhaltung geltenden Datenschutzrechts sowie eine verbindliche Sperrfrist für alle am Projekt beteiligten Mitarbeitenden auf Bieterseite.

Zentralbanken sollten zudem festlegen, dass Bieter während des laufenden Verfahrens keine parallelen Druck- oder Prägeaufträge konkurrierender Länder annehmen dürfen, um Interessenkonflikte auszuschliessen. Auch die technische Infrastruktur für den RFP-Austausch – etwa ein Dokumentenmanagementsystem mit verschlüsselter Übertragung – sollte dokumentiert sein, ebenso eine zeitliche Befristung des Zugriffs und die Rückgabe oder Löschung aller Unterlagen nach Projektabschluss. Bei besonders sensiblen Referenzen kann eine anonymisierte Abfrage über Dritte sinnvoll sein, um die Vertraulichkeit früherer Aufträge zu wahren.

Ein häufiger Fehler ist, automatisch das günstigste Angebot zu bevorzugen. Im Sicherheitsdruck sollte ein RFP eine differenzierte Kosten-Nutzen-Analyse verlangen: Was kostet die Muster-, Stempel- und Einrichtungsfertigung, was eine Serieneinheit, gibt es Mengenrabatte, und wie wirkt sich eine beschleunigte Lieferung auf den Preis aus?

Ebenso wichtig sind Lebenszykluskosten: Sind Nachdrucke oder Ergänzungslieferungen zu günstigeren Konditionen möglich? Ist der Lieferant wirtschaftlich stabil und ausreichend versichert? Ein Angebot, das fünf Prozent teurer ist, sich aber durch bewährte Liefersicherheit und gute Erfahrungswerte auszeichnet, kann über eine Vertragslaufzeit von zehn bis fünfzehn Jahren deutlich wirtschaftlicher sein als das billigste Angebot. Die Bewertungsmatrix sollte deshalb klar festlegen, wie technische Exzellenz gegen Kosteneffizienz gewichtet wird – im öffentlichen Sektor hat sich eine Spanne von etwa gleichgewichtet bis leicht qualitätslastig bewährt.

Nachhaltige Produktion wird von Zentralbanken zunehmend erwartet, nicht mehr nur als Kür verstanden. Ein modernes RFP definiert dazu konkrete Anforderungen: Papier aus nachhaltiger Forstwirtschaft, etwa FSC- oder PEFC-zertifiziert, recycelbare oder biologisch abbaubare Druckfarben, dokumentierten Wasser- und Energieverbrauch pro Einheit, eine ausgewiesene CO2-Bilanz mit Reduktionszielen sowie ein geregeltes Abfallmanagement einschliesslich der Rücknahme von Produktionsresten.

Bei der Münzprägung sind zusätzlich relevant: Legierungen mit nachweisbarem Recyclinganteil, Energieeffizienz beim Prägevorgang sowie die Wiederverwendung von Werkzeugen und Verschleissteilen. Ein bewährter Ansatz ist, zertifizierte Nachhaltigkeit – etwa nach ISO 14001 – über Bonuspunkte in der Bewertung zu honorieren, statt sie nur als Mindestanforderung zu behandeln. Zentralbanken mit eigenen Klimazielen sollten diese im RFP klar benennen und von den Bietern konkrete Umsetzungspfade verlangen. Das lenkt Innovation gezielt und macht Anbieter auf Augenhöhe vergleichbar.

Ein RFP-Prozess für Banknotendruck dauert vom Start bis zur Serienproduktion typischerweise achtzehn bis vierundzwanzig Monate. Ein realistischer Zeitplan umfasst die Veröffentlichung der Ausschreibung, eine Phase für Bieterfragen von etwa sechs bis acht Wochen, eine Angebotsfrist von rund vier Wochen, Evaluierung und Verhandlung über acht bis zwölf Wochen, die Vergabeentscheidung, die Vertragsunterzeichnung, anschliessend Musterproduktion und Labortests über weitere zwölf bis sechzehn Wochen sowie die Freigabe zur Serienproduktion und schliesslich die eigentliche Produktion und Lieferung, deren Dauer stark vom Volumen abhängt.

Das RFP sollte diese Meilensteine transparent kommunizieren und ausreichend Pufferzeit für unerwartete Verzögerungen einplanen, etwa bei behördlichen Genehmigungen oder Labortests. Sinnvoll ist zudem eine vertragliche Regelung für Verspätungen – häufig ein gestaffelter Abzug pro Woche Verzug bis zu einer definierten Obergrenze – sowie klare Zwischenmeilensteine, etwa dass Muster bis zu einem festen Termin vorliegen müssen. Das hält den Zeitplan ein und verhindert Last-Minute-Überraschungen.