Ausschreibung Banknotendruck & Münzprägung vorbereiten – Beratung für Zentralbanken

Münzrat begleitet Zentralbanken durch sämtliche Phasen der Ausschreibung für Banknotendruck, Münzprägung und Sicherheitsdruck: von der Bedarfsanalyse und Mengenplanung über die technische und kaufmännische Schärfung der Spezifikationen bis zur RFP-Dokumentation, dem Screening und der Shortlist-Bildung von Lieferanten, der Angebotsbewertung, der Vertragsverhandlung und der Begleitung bei Streitfällen während der Vertragsdurchführung.

Wir arbeiten dabei konsequent anbieterneutral – nicht im Auftrag von G+D, De La Rue oder anderen grossen Anbietern, sondern ausschliesslich im Interesse der emittierenden Behörde. Das heisst konkret: Wir empfehlen auch dann einen spezialisierten Ronden-Lieferanten, wenn dieser besser passt als der bevorzugte Zulieferer des Banknotendruck-Anbieters. Wir helfen zudem, Decoiner-Lösungen sauber in den Tender zu integrieren, ohne die laufende Banknotenproduktion zu gefährden, und identifizieren Einsparpotenzial durch intelligente Spezifikation, ohne dabei an Qualität zu sparen.

In der ersten Phase, der Bedarfsermittlung, klären wir die grundlegenden Fragen: Welche Mengen an Noten und Münzen benötigt Ihre Notenbank pro Jahr? Welche Sicherheitsanforderungen gelten? Welche Lebensdauer erwarten Sie vom Schein oder von der Münze, und wie oft stehen Designwechsel an? Auf dieser Basis erstellen wir ein belastbares Bedarfsmodell, das Über- oder Unterkapazitierung verhindert.

Darauf folgt die Schärfung der Spezifikation: technische Anforderungen zu Papier oder Polymer, Sicherheitsmerkmalen, Hologrammen, Farben, Grössen und Toleranzen, dazu Qualitätsstandards, Lieferfristen, Lagerung und Verpackung. In dieser Phase verhindern wir Lieferantenabhängigkeit durch modulare, leistungsbasierte Spezifikationen statt herstellerspezifischer Merkmale.

Anschliessend entsteht die eigentliche RFP-Dokumentation – professionell aufgesetzt in Englisch und bei Bedarf in weiteren Sprachen – gefolgt vom Lieferanten-Screening: Wir bilden eine Shortlist aus drei bis vier fähigen, finanziell soliden Anbietern, nicht nur aus den grossen Konzernen, und stellen anonymisierte Kosten-Benchmarks aus anderen Zentralbanken zur Verfügung.

In der Evaluationsphase folgen technische und kaufmännische Bewertung, eine Risikoanalyse je Anbieter und die Entwicklung einer Verhandlungsstrategie; wir begleiten dabei auch Werksbesuche und Testdrucke, um Qualität vor Ort zu validieren. Den Abschluss bildet die Verhandlungs- und Vertragsphase mit Preisverhandlung auf Basis der Benchmark-Kosten, Optimierung der Vertragslaufzeit und Mengenflexibilität, Preisgleitklauseln, Risikoverteilung und Vertraulichkeitsschutz.

Insgesamt dauert ein solcher Prozess vom Projektstart bis zum Vertragsabschluss typischerweise zwölf bis achtzehn Monate. Gute Vorbereitung zahlt sich aus: Sie führt nicht nur schneller, sondern auch zu deutlich besseren Ergebnissen.

Viele Zentralbanken übernehmen RFP-Vorlagen, die letztlich von den grossen Anbietern selbst stammen – das erzeugt eine zirkuläre Logik, die den Wettbewerb schwächt, bevor er überhaupt beginnt. Wir strukturieren Ausschreibungen deshalb anders.

Erstens formulieren wir leistungsbasiert statt merkmalsgetrieben: Statt "Hologramm nach Verfahren X eines bestimmten Herstellers" schreiben wir "optisch variable Sicherheitsmerkmale, erkennbar unter UV-Licht, mit belegtem Fälschungsschutz nach anerkannten Prüfverfahren". Das erlaubt mehreren Anbietern, unterschiedliche technische Lösungen einzureichen, statt nur eine vorgegebene zu bestätigen.

Zweitens verlangen wir transparente Kostenstrukturen mit detaillierter Aufschlüsselung nach Material, Arbeit, Werkzeugbau, Qualitätssicherung, Lagerung und Logistik – das verhindert intransparente Pauschalpreise. Drittens schreiben wir die Ausschreibung so, dass Ronden-Lieferanten untereinander konkurrieren können, statt vom Präge-Anbieter vorgegeben zu werden. Viertens definieren wir klare Qualitäts-Kennzahlen wie Ausschussquoten, Liefergenauigkeit, Lagerhaltungskosten und Reaktionszeiten bei Mängeln, damit Ihre Produktion nicht ins Stocken gerät. Und fünftens bauen wir, wo sinnvoll, geopolitische Absicherungen ein – etwa Multi-Source-Optionen oder geografische Diversifizierung, beispielsweise Druck innerhalb der EU bei gleichzeitig alternativen Bezugsquellen für Ronden.

Das Ergebnis ist echter Wettbewerb und echte Transparenz. Sie wählen am Ende nicht den billigsten Anbieter, sondern den besten.

Ausschreibungen unterliegen sehr unterschiedlichen Regelwerken, je nachdem, wo Ihre Zentralbank ansässig ist. In EU-Mitgliedstaaten greift die EU-Vergaberichtlinie 2014/24/EU, die auch vergabefremde Kriterien wie Nachhaltigkeit zulässt; Ausschreibungen werden im EU-Amtsblatt veröffentlicht, und die Angebotsfristen betragen üblicherweise mindestens dreissig Tage. Die Transparenzanforderungen sind hoch – Ablehnungsgründe müssen nachvollziehbar dokumentiert werden.

In WTO-Mitgliedstaaten ausserhalb der EU gilt häufig das WTO-Government-Procurement-Agreement (GPA), das mehr Flexibilität in der Verfahrensgestaltung erlaubt, wobei die internationale Öffentlichkeit dennoch faire Verfahren erwartet. Länder ausserhalb von EU und WTO-GPA folgen stark variierenden nationalen Regeln; manche verlangen eine Lokalisierung der Produktion, andere erheben eigene Importabgaben.

Wir kennen diese unterschiedlichen Landschaften und sorgen dafür, dass Ihr Tender rechtssicher, nicht anfechtbar und trotzdem flexibel genug bleibt, um die beste Lösung zu finden – einschliesslich nationaler Eigenheiten wie strengerer Nachhaltigkeitsschwellen in einzelnen Ländern oder besonderer sicherheitspolitischer Vorgaben in Mitteleuropa.

Der erste klassische Fehler ist Überspezifikation: Eine Vorgabe wie "die Münze muss exakt 8,75 Gramm wiegen, Toleranz ±0,01 Gramm" schränkt den Kreis möglicher Ronden-Lieferanten unnötig ein. Sinnvoller ist eine Toleranz von etwa ±0,15 Gramm, dokumentiert durch Stichprobenprüfung nach ISO 2859 – das öffnet den Markt, ohne Qualität zu gefährden.

Ein zweiter Fehler liegt darin, den Ronden-Lieferanten faktisch vom Präge-Anbieter vorschreiben zu lassen, weil dessen Anlagen auf bestimmte Rohlinge optimiert sind. Besser ist eine Klausel, die den Präger verpflichtet, Ronden verschiedener qualifizierter Lieferanten anzunehmen, solange diese die Spezifikation erfüllen. Drittens fehlen häufig Nachhaltigkeitsvorgaben, obwohl moderne Zentralbanken zunehmend recycelte Rohstoffe oder CO2-neutrale Logistik erwarten – hier hilft es, im Tender klar zu benennen, welche Standards (etwa ISO 14001 oder eine wissenschaftsbasierte Klimazielsetzung) verbindlich sind.

Ein vierter, oft unterschätzter Fehler ist eine zu kurze Angebotsfrist: Wer nur zwanzig Tage für die Antwort auf ein komplexes RFP gewährt, bekommt nur Angebote von grossen, ständig verfügbaren Teams – spezialisierte Nischenanbieter können in dieser Zeit gar nicht seriös kalkulieren. Sechs bis acht Wochen sind für technisch anspruchsvolle Projekte realistischer. Fünftens fehlt oft eine Klausel für Technologie-Updates: Münzprägung entwickelt sich weiter, etwa bei neuen Sicherheitsmerkmalen oder digitaler Rückverfolgung, und ein Zehnjahresvertrag ohne Update-Option zementiert schnell veraltete Technik. Regelmässige, vertraglich verankerte Technologie-Reviews mit Optionen für neue Merkmale beugen dem vor.

Schliesslich wird die Preisindexierung häufig übersehen: Rohstoffkosten für Metalle, Tinte und Papier schwanken erheblich, und ein über zehn Jahre fixierter Preis ist ein erhebliches Risiko – für den Lieferanten wie für Sie. Eine Preisgleitklausel mit definierten Referenzindizes, etwa dem LME für Metalle oder einem anerkannten Erzeugerpreisindex für Papier, schafft hier Ausgewogenheit.

Wenn alte Münzen ersetzt werden oder eine Währungsumstellung ansteht, muss die alte Münzproduktion kontrolliert beendet werden. Hier kommen Decoiner zum Einsatz – spezialisierte Maschinen zur Münzentwertung. Das ist ein Nischensegment; längst nicht jeder Anbieter verfügt über diese Kapazität, weshalb sie in Ausschreibungen oft übersehen wird.

Wer Decoiner-Kapazität ausschreibt, sollte insbesondere folgende Punkte regeln: den Durchsatz (typischerweise einige Tausend Münzen pro Stunde), den geforderten Zerstörungsgrad – vollständige Zerstörung oder eine definierte Deformation, meist von der Zentralbank selbst vorgegeben –, Umweltanforderungen wie die Metallrückgewinnung aus den zerstörten Münzen, Sicherheitsvorkehrungen für Zutritt und Überwachung der Anlage sowie die Logistik: Wie gelangen die alten Münzen zur Decoiner-Anlage, und wer trägt das Risiko bis zur endgültigen Zerstörung?

Wir helfen, diese Anforderungen in den Tender zu integrieren – entweder als eigenständige Ausschreibung oder als Zusatzmodul zur Münzprägung. Wichtig ist vor allem der Zeitpunkt: Wird die Decoiner-Kapazität zu spät geplant, staut sich die Bearbeitung der alten Münzen und die Übergangszeit zur neuen Münzserie wird unnötig lang. Läuft beispielsweise parallel zur Ausschreibung einer neuen Münzfamilie auch die Ausschreibung der Entwertungskapazität, lohnt es sich, beide Projekte von Anfang an zeitlich zu koordinieren, damit der Übergang reibungslos verläuft.

Über die begleiteten Projekte hinweg zeigt sich ein wiederkehrendes Muster: Zentralbanken, die früh, strukturiert und mit unabhängiger Begleitung ausschreiben, erzielen spürbar bessere Ergebnisse als jene, die den Prozess ihren Lieferanten überlassen. Wird beispielsweise ein Tender so aufgesetzt, dass mehrere etablierte Sicherheitsdrucker ernsthaft konkurrieren können statt nur einen Rahmenvertrag zu bestätigen, sinken die Gesamtkosten in aller Regel spürbar, und eine bewusste Multi-Source-Struktur reduziert gleichzeitig geopolitische Abhängigkeiten.

Ähnliches gilt für Nachhaltigkeitsanforderungen: Werden CO2-Fussabdruck und Recyclinganteil als verbindliche Kriterien statt als reine Absichtserklärung formuliert, zeigt sich häufig, dass nur ein Teil der Bieter diese Vorgaben tatsächlich erfüllen kann – was die Auswahl vereinfacht, ohne dass am Preis unverhältnismässig nachgegeben werden muss. Auch die saubere Trennung von Prägeanlage und Ronden-Lieferung – statt beides an einen einzigen Anbieter zu vergeben – schafft in der Praxis regelmässig mehr Preis- und Lieferflexibilität, gerade bei Rohlingen.

Besonders anspruchsvoll, aber lohnend, ist die Koordination von Ausschreibungen über mehrere Länder oder Institutionen hinweg: Ein technischer RFP-Kern lässt sich standardisieren, während sprachliche und vertragliche Details lokal angepasst werden – das ermöglicht es einzelnen Anbietern, über mehrere Märkte hinweg im Wettbewerb zu stehen, was wiederum den Wettbewerbsdruck insgesamt erhöht. In allen Fällen gilt: frühzeitige, strukturierte Planung und anbieterneutrale Beratung führen zu schnelleren, transparenteren und kosteneffizienteren Vergaben.