Banknotenausschreibung erfolgreich vorbereiten: Von der Anforderungsdefinition zur Lieferantenauswahl

Ein solides Lastenheft muss technische, organisatorische und sicherheitstechnische Spezifikationen vereinen. Dazu gehören Papiervorgaben (Gewicht, Festigkeit, Verarbeitungsfähigkeit), Druckqualität (Farbtoleranzen, Schärfe, Sicherheitsmerkmale), Lieferketten-Transparenz und Nachhaltigung. Ebenso essentiell: eindeutige Zeitleisten, Kapazitätsprognosen für 10–15 Jahre und Eskalationsprotokolle. Ein häufiger Fehler ist es, Anforderungen zu allgemein zu formulieren, was später zu Auslegungskonflikten führt. Unabhängige Berater helfen, Anforderungen so zu schreiben, dass sie objektiv messbar und für alle Bieter fair erreichbar sind — ohne versteckte Vorteilsvergaben an Incumbents.

Der globale Banknotendruckmarkt wird von wenigen großen Playern dominiert: De La Rue (54 % der weltweit emittierenden Behörden kaufen De La Rue-Produkte; 60 % aller kommerziell gedruckten Banknoten seit 2020 stammen von De La Rue), Giesecke+Devrient (2024: €3,132 Mrd. Umsatz, 14.435 Mitarbeiter an 123 Standorten in 40 Ländern), Crane Currency, Oberthur Fiduciaire und Koenig & Bauer. Crane konzentriert sich auf Spezialkunststoffsorten (Polymer), Oberthur auf französisch-afrikanische Märkte, Koenig & Bauer auf Druckvorstufe und Hybrid-Lösungen. Alpine und Monea sind auf regionale oder Nischensegmente fokussiert. Eine gute Ausschreibung zieht mindestens 4–5 ernstzunehmende Angebote an und schließt nicht von vornherein kleinere, spezialisierte Anbieter aus.

Eine Bewertungsmatrix sollte vier Dimensionen abdecken:

1. Qualität: Konsistenz, Toleranzeinhaltung, Verarbeitbarkeit in den eigenen Pressen,
2. Sicherheit: Rückverfolgbarkeit, Audit-Trails, Anti-Counterfeiting-Expertise,
3. Lieferfähigkeit: Produktionskapazität, Logistik, Pufferbestände, Ausfallkommunikation,
4. Wirtschaftlichkeit: Preis pro Blatt, Mengenrabatte, Vertragskonditionnen (Mindestbestellmengen, Rückkaufgarantien). Gewichtung sollte transparent und vorab dokumentiert sein. Ein häufiger Fehler: Bieter mit unerwarteten Innovationen (z. B. neue Sicherheitsfeatures, ressourceneffizientere Herstellung) später zu benachteiligen, weil die Kriterien zu eng gefasst waren. Dynamische Bewertung — eine separate Kategorie für Innovationen — schafft Raum für echte Wettbewerb.

Erfolgreiches Verhandeln über Banknotenverträge setzt Vorbereitung voraus: Benchmarking von Marktpreisen (ohne Abhängigkeit von Bieter-Informationen), Definition von Walk-Away-Preisen und Ausstiegspunkten, sowie Szenarien für Mengen-, Zeitplan- und Spezifikationsänderungen. Häufige Fallstricke sind:

1. Unausgewogene Risikozuweisung (z. B. der Bieter trägt alle Haftung für Druckfehler, obwohl Material-Mängel im Papier liegen),
2. Zu lockere Lieferabruf-Planung, die Bieter zu hohen Lagerhaltungskosten zwingt,
3. Zu kurzfristige Vertragsänderungen ohne Preisanpassung,
4. Unklare Eskalationsketten bei Problemen. Ein unabhängiger Berater deckt asymmetrische Vertragsauslegungen auf und moderiert Nachverhandlungen, bevor Verträge unterschrieben werden.

Vor Vertragsunterzeichnung sollten Angebote einer technischen Tiefenprüfung unterzogen werden: Laboranalyse von Mustern (Feuchtigkeit, Reißfestigkeit, Oberflächenrauheit), Druck-Probelauf in den eigenen Anlagen, Maschinenkompatibilität-Tests und Interviews mit den Referenzkunden des Bieters. Diese Due Diligence entdeckt häufig verborgene Probleme, die im reinen Leistungsverzeichnis nicht sichtbar sind — etwa dass eine Papiersorte zwar die Norm erfüllt, aber in älteren Pressen zu Staus führt oder dass ein Sicherheitsmerkmal unkontrollierte Verschleißraten verursacht. Ein unabhängiger Prüfer hat keine Eigeninteresse daran, einen Bieter zu favorisieren, und kann Hersteller-Ansprüche kritisch validieren.

Viele traditionelle Großberater (z. B. McKinsey, Deloitte) oder dezentrale Bieter-Partner haben versteckte ökonomische Verflechtungen mit Druckereien oder verdienen an Implementierungen, was zu Bias führt. Ein wirklich unabhängiger Berater hat keine Umsatzbeteiligungen mit den Bietern, keine Langzeit-Implementierungsverträge und keine exklusiven Technologie-Partnerships. Transparenz wird gesichert durch:

1. Offenlegung aller Geschäftsbeziehungen mit potenziellen Bietern,
2. Schriftliche Neutralitätserklärungen und Konflikt-Policies,
3. Unabhängige Qualitätskontrolle durch Dritte (z. B. externe Labore),
4. Dokumentation aller Bewertungsentscheidungen und deren Begründung. Münzrat arbeitet vendor-neutral und verdient unabhängig von Ausschreibungsergebnissen — dies sichert, dass Empfehlungen einzig im Interesse der Zentralbank und Münzstätte liegen.